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| Organização digital (fonte da imagem) |
Em casa ou no trabalho, estabelecer boas estratégias de organização faz com que as atividades cotidianas aconteçam com mais fluidez, sem perda de tempo ou energia
Atualmente, a maioria das pessoas passa boa parte do tempo online. Por isso, várias informações importantes e arquivos que acessamos todos os dias ficam armazenados em ambientes digitais. Diante do fenômeno de redes sociais, jogos, arquivos e mídias digitais, é fácil perder o controle e ficar com a “vida virtual” desorganizada. Para ajudar a colocar tudo isso em ordem, a especialista em Organização Digital Gabriela Brasil selecionou algumas dicas importantes.
A primeira dica da profissional é organizar as informações online.
“Atualize seus perfis nas redes sociais, principalmente aqueles que possuem informações de trabalho. Hoje em dia as empresas pesquisam bastante o histórico de funcionários por meio dessas redes”, ensina. Outro ponto importante é manter uma lista de cadastros que você já fez e que tipo de conteúdo existe em cada rede. “Um bom aplicativo para quem tem dificuldade em gerenciar suas senhas é o 1 Password”, indica.
Manter o computador em ordem também é primordial. “Organize tudo em áreas, pastas e subpastas, de acordo com suas áreas de atuação ou projetos. Fuja do estilo “Miscelânea”. Esse tipo de pasta só serve para depósito de lixo virtual”, afirma. Arrume as fotos por eventos e opte pela temporalidade. “Por exemplo, o nome da pasta com as fotos da viagem pra San Francisco, pode ser San 2015_San Francisco. Assim quando você for buscar por 2015 vai aparecer tudo relacionado aquele ano”.
Identifique todos os arquivos corretamente. Evite usar letras maiúsculas ou acentos e opte por _ ao invés do espaço. Hoje em dia os sistemas de busca dos computadores são muito eficientes, por isso é tão importante renomear corretamente o arquivo. Isso facilita a localização dele através do sistema de busca e economiza tempo. Mantenha o seu desktop organizado, com pastas de projetos ativos e com o que mais for essencial. A área de trabalho é a primeira coisa que enxergamos ao abrir o computador, ela deve estar limpa e preparada para o trabalho.
O segredo para manter o email organizado é manter a caixa de entrada de dieta. O hábito de esvaziar a caixa todos os dias vai dar um trabalho no início, mas o costume vai ser fácil de manter depois. “Organizando você evita perder tempo olhando o mesmo email várias vezes e pensando o que fazer a respeito, evita ficar minutos procurando emails passados, começa a responder emails importantes em períodos curtos, etc”. Acesse e responda seus emails pelo menos uma vez ao dia. Use marcadores para sinalizar ações para cada um, como por exemplo: próxima ação, aguardando retorno, suporte de projetos, responder com calma.
Sobre Gabriela Brasil
Gabriela Brasil é graduada em Cinema e Mídias Digitais pelo Instituto de Ensino Superior de Brasília. Atua na organização de ambientes digitais, além de prestar consultorias e cursos para organização pessoal e empresarial. Especializada em Organização Residencial e Office pela OZ, de São Paulo, ela também é certificada em Administração do Tempo pela FGV, do Rio de Janeiro. Também é parceira da empresa Oz Organize sua Vida, a frente do Curso de Organização Digital para formação de profissionais de organização. Atualmente é profissional membro da NAPO – National Association of Professional Organizers (EUA). Mora em Palo Alto, na Califórnia, de onde atende seus clientes no Brasil via web.
Super dica, não é?
Beijos!!
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